E-Rechnungspflicht für private Vermieter: Was gilt ab wann?

Stand: Juli 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten

Warum betrifft das ausgerechnet mich als privaten Vermieter?

Viele Vermieter denken bei "Unternehmen" an Firmen mit Angestellten — doch das Umsatzsteuerrecht sieht das anders: Wer eine Immobilie dauerhaft vermietet, ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Das gilt unabhängig davon, ob Umsatzsteuer anfällt oder nicht, und schon ab der ersten vermieteten Wohnung. Genau daran knüpft die E-Rechnungspflicht an: Die Regelungen zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich gelten zwischen Unternehmen — und dazu zählen Sie als Vermieter, etwa wenn der Dachdecker, der Heizungsbauer oder die Hausverwaltung Ihnen eine Rechnung stellt.

Der Zeitplan: Was gilt wann?

Für Sie als Vermieter heißt das: Die Frage ist nicht, ob Sie E-Rechnungen bekommen, sondern nur noch, wann die erste eintrifft — und ob Sie dann richtig damit umgehen.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist keine PDF. Es handelt sich um einen strukturierten Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland vor allem in zwei Formaten:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Öffnet man sie ohne passende Software, sieht man nur Code — für Menschen praktisch nicht lesbar.
• ZUGFeRD: eine Hybridform — eine PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sieht aus wie eine normale Rechnung, das steuerlich maßgebliche Original steckt aber im XML-Teil.

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail oder eine Papierrechnung ist dagegen nur noch eine "sonstige Rechnung" — übergangsweise weiter erlaubt, aber auslaufend.

Ihre Pflichten als Vermieter — konkret

1. Empfangen können

Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Das eigentliche Problem beginnt danach: Sie müssen mit der Datei auch etwas anfangen können.

2. Lesen können

Den Inhalt einer XRechnung können Sie ohne Visualisierungs-Software nicht prüfen — weder Betrag noch Leistung noch Bankverbindung. Wer blind bezahlt, was er nicht lesen kann, macht sich angreifbar für Fehler und Betrug.

3. Richtig archivieren

Hier passieren die teuersten Fehler. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, dass die E-Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird — also die XML-Datei selbst, unverändert, maschinell auswertbar und über die gesamte Frist lesbar. Ein Ausdruck oder das bloße Abspeichern einer PDF-Ansicht ersetzt das Original nicht.

4. Fristen einhalten

Rechnungen und Buchungsbelege sind nach aktueller Rechtslage grundsätzlich 8 Jahre aufzubewahren (verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz; zuvor galten 10 Jahre). In der Praxis empfehlen viele Steuerberater, eher länger aufzubewahren — etwa weil Prüfungszeiträume sich überschneiden können oder Unterlagen für die Abschreibung über Jahrzehnte relevant bleiben.

Die häufigsten Fehler

• Nur die PDF speichern, die XML löschen: Damit ist das steuerliche Original weg — der Klassiker unter den Archivierungsfehlern.
• Rechnungen im E-Mail-Postfach "archivieren": Postfächer sind weder revisionssicher noch vor Löschung geschützt, und nach Jahren findet dort niemand mehr etwas wieder.
• Alles in einem Ordner auf dem Laptop: Keine Unveränderbarkeit, kein Schutz vor Verlust, keine Zuordnung zum Objekt — bei einer Prüfung schwer zu verteidigen.
• Keine Trennung nach Objekt: Spätestens bei der Steuererklärung oder beim Verkauf einer Immobilie rächt sich das Durcheinander.

Checkliste: So sind Sie vorbereitet

• ☐ Eine feste E-Mail-Adresse, an die Handwerker und Verwaltung Rechnungen schicken
• ☐ Eine Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzuzeigen
• ☐ Ein Archiv, das die XML-Originale unverändert und dauerhaft aufbewahrt
• ☐ Ablage getrennt nach Objekt, mit Zuordnung zu Vorgang und Jahr
• ☐ Aufbewahrung über die volle gesetzliche Frist — besser darüber hinaus

Dieser Beitrag informiert allgemein über die Rechtslage (Stand: Juli 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. · Impressum · Datenschutz