Aufbewahrungsfristen für Vermieter: 8 Jahre statt 10

Was sich zum 01.01.2025 geändert hat · Stand: August 2026

Die Kurzfassung: Buchungsbelege — allen voran Rechnungen — müssen acht Jahre aufbewahrt werden, nicht mehr zehn. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, etwa Verträge, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen, nur sechs Jahre. Geändert hat das das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025 (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG).

Die meisten Ratgeber im Netz nennen noch zehn Jahre. Das war bis Ende 2024 richtig und ist es seitdem nicht mehr. Wenn Sie also gerade nachgelesen haben und dort „zehn Jahre“ stand: Der Text ist vermutlich älter, als er aussieht.

Welche Unterlage wie lange

Unterlage	Frist	Grundlage
Rechnungen und andere Buchungsbelege — Handwerker, Versorger, Verwaltung, Versicherung	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 AO, § 14b UStG
Mietverträge, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und andere empfangene Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 AO
Betriebskostenabrechnungen (als Beleg für Ihre Einnahmen)	8 Jahre	wie Buchungsbelege
Unterlagen, die zu einem laufenden Verfahren gehören	bis zum Abschluss	§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO

Wann die Frist wirklich beginnt

Nicht am Rechnungsdatum. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Beispiel: Eine Handwerkerrechnung vom 15. März 2026 ist ein Buchungsbeleg. Acht Jahre gerechnet ab Ende 2026 heißt: Sie muss bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden. Frei ist sie erst am 1. Januar 2035 — nicht schon im März.

Ein Beleg vom 31. Dezember und einer vom 1. Januar liegen also ein volles Jahr auseinander, obwohl zwischen ihnen ein Tag liegt. Das ist der Punkt, an dem sich beim Ausmisten die meisten vertun.

Warum zu langes Aufbewahren kein sicherer Weg ist

„Im Zweifel behalte ich alles“ klingt vorsichtig, ist aber rechtlich riskant. Belege zu einem Mietverhältnis enthalten personenbezogene Daten. Für die Aufbewahrungspflicht gibt es eine Rechtsgrundlage — solange sie läuft. Ist sie abgelaufen, fehlt der Zweck, und dann greift die Löschpflicht aus Art. 17 DSGVO.

Aus Vorsicht wird so ein Verstoß. Wer Belege vorsorglich zwei Jahre länger sperrt, blockiert damit ein Löschverlangen, für das es keine Grundlage mehr gibt. Der Zweck endet mit der Frist — nicht irgendwann danach.

Der Fall, den die Vorschriften nicht auflösen

Was, wenn ein früherer Mieter die Löschung seiner Daten verlangt, die Belege aber noch der Aufbewahrungspflicht unterliegen? Beides gilt gleichzeitig, und beides lässt sich nicht gleichzeitig erfüllen.

Die Auflösung steht in Art. 18 DSGVO: Statt zu löschen, wird die Verarbeitung eingeschränkt. Der Beleg verschwindet aus Listen, Auswertungen und Übersichten — er wird nicht mehr benutzt — bleibt aber unverändert liegen, bis die Frist abläuft. Erst danach wird gelöscht.

Was ausdrücklich nicht geht: den Beleg schwärzen oder Namen daraus entfernen. Das ändert die Datei und macht sie als Beleg wertlos.

Was „revisionssicher“ tatsächlich verlangt

Ein Ordner voller PDF-Dateien erfüllt die GoBD nicht automatisch. Verlangt sind im Kern vier Dinge:

Unveränderbarkeit. Nachweisbar, dass die Datei seit der Ablage dieselbe ist — üblicherweise über eine Prüfsumme.
Nachvollziehbarkeit. Ein Protokoll, wer wann was getan hat, das sich nicht selbst bereinigen lässt.
Vollständigkeit. Kein Beleg darf spurlos verschwinden. Deshalb ist ein Papierkorb besser als sofortiges Löschen.
Verfahrensdokumentation. Eine schriftliche Beschreibung, wie Ihre Ablage funktioniert. Sie ist bei einer Betriebsprüfung das Erste, wonach gefragt wird — und sie fehlt fast immer.

Zur E-Rechnung gehört das Original. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ein daraus erzeugtes PDF ist eine Ansicht, kein Beleg — aufbewahrt werden muss die XML-Datei selbst, unverändert. Mehr dazu im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Praktisch: was das für Ihre Ablage heißt

Nach Jahr und Objekt ablegen, nicht nach Absender. Die Frist hängt am Entstehungsjahr — danach wird auch ausgemistet.
Belegart festhalten. Rechnung oder Vertrag entscheidet über acht oder sechs Jahre. Wer das nicht notiert, muss später jede Datei einzeln ansehen.
Originale behalten. Bei E-Rechnungen die XML-Datei, bei ZUGFeRD-PDFs die PDF mit eingebettetem XML.
Nicht endgültig löschen, solange die Frist läuft — und nicht länger aufbewahren als nötig.
Verfahrensdokumentation schreiben. Zwei Seiten genügen, aber sie müssen existieren.

Oder Sie lassen die Frist mitlaufen

Zetaro rechnet die Aufbewahrungsfrist je Beleg aus seiner Belegart und seinem Ablagejahr — acht Jahre für Rechnungen, sechs für Verträge und Lieferscheine — und zeigt an jedem Beleg im Papierkorb, bis wann er liegen bleiben muss. Endgültig löschen lässt sich erst danach; bis dahin sagt der Schalter, warum er nicht geht. Jede Datei bekommt beim Ablegen eine Prüfsumme, das Protokoll schreibt die Datenbank, und die Verfahrensdokumentation erzeugt Zetaro aus Ihren Angaben zum Ausdrucken.

Der kostenlose Tarif umfasst ein Objekt mit vollständiger Akte — ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.

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Dieser Beitrag informiert allgemein über die Rechtslage (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. · Zetaro · Impressum · Datenschutz · Verträge hier kündigen