Stand: 10.11.2026
Arslan Akbulat
Gerhart-Hauptmann-Straße 15
91058 Erlangen, Deutschland
E-Mail: kontakt@zetaro.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.
Diese Erklärung gilt für unsere Website (zetaro.de) und für die Web-Anwendung „Zetaro" (app.zetaro.de). Wir verwenden keine Werbenetzwerke, kein Tracking über Websites hinweg und keine Cookies zu Werbezwecken.
Zetaro ist eine Software für Vermieterinnen und Vermieter — und, im Bereich „Rechnungen", für alle, die elektronische Rechnungen empfangen und ausstellen. Daraus folgt eine Besonderheit, die für das Verständnis dieser Erklärung wichtig ist:
Zwei Rollen, zwei Verantwortliche.
Für die Daten der Nutzerin/des Nutzers selbst (Konto, Profil, Abonnement) sind wir Verantwortlicher. Diese Erklärung beschreibt das.
Für die Daten, die eine Vermieterin/ein Vermieter über andere Personen in Zetaro einträgt — Mieterinnen und Mieter, deren Haushalt, Handwerksbetriebe, Interessentinnen und Interessenten, Kundinnen und Kunden, an die sie/er Rechnungen ausstellt — ist sie/er selbst Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag. Betroffene Personen wenden sich für Auskunft und Löschung an ihre Vermieterin/ihren Vermieter; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, unverzüglich dorthin weiter.
Website und App werden bei Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA gehostet (Cloudflare Pages) und über dessen weltweites Netzwerk ausgeliefert. Beim Aufruf verarbeitet der Anbieter technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, übertragene Datenmenge), die zur Auslieferung und zur Abwehr von Angriffen erforderlich sind. Cloudflare speichert diese Protokolldaten nach eigenen Angaben in aggregierter Form; personenbezogene Rohdaten der Edge-Logs werden regelmäßig innerhalb weniger Tage verworfen.
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Drittlandübermittlung: Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914); Cloudflare, Inc. ist zudem unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie formlos per E-Mail an kontakt@zetaro.de.
Keine fremden Server beim Aufruf. Website und App laden Schriften, Bibliotheken und Grafiken ausschließlich von unseren eigenen Adressen — kein Google-Schriftdienst, kein fremdes Content-Delivery-Netz. Ihr Browser baut beim Aufruf zu keinem anderen Anbieter eine Verbindung auf als zu den in Ziffer 16 genannten. Das ist nicht nur eine Absicht, sondern wird bei jeder Änderung maschinell nachgeprüft.
Wir setzen Cloudflare Web Analytics ein. Die Funktion arbeitet ohne Cookies, ohne Fingerprinting und ohne seitenübergreifende Nachverfolgung; sie speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät und liest keine aus ihm aus, sodass eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich ist. Erhoben werden ausschließlich aggregierte Kennzahlen (Seitenaufrufe, ungefähre Herkunft, Browsertyp).
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Für die Nutzung der App ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort (nur als kryptografischer Hashwert gespeichert, für uns nicht im Klartext einsehbar). Optional ergänzen Sie im Profil: Vorname, Nachname, Anzeigename, Telefon, Anschrift, Steuernummer, Finanzamt, USt-IdNr., IBAN, eine Signatur für Schreiben, ob Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind und welche Bereiche Sie nutzen (Immobilien, Rechnungen). Diese Angaben fließen in von Ihnen erzeugte Texte ein (z. B. Kündigungsschreiben, Handwerker-Anfragen, Nebenkostenabrechnungen, Verfahrensdokumentation).
Zwei-Faktor-Authentisierung: Schalten Sie sie ein, speichern wir ein Geheimnis für zeitbasierte Einmalkennwörter (TOTP) sowie die Angabe, welche Faktoren bestätigt wurden. Sie können den zweiten Faktor jederzeit im Profil wieder entfernen.
Wiederherstellungscodes: Zu einem eingeschalteten zweiten Faktor können Sie sich acht Ersatzcodes ausstellen lassen, mit denen Sie wieder hereinkommen, wenn Sie Ihr Gerät verlieren. Gespeichert wird davon nur ein Hashwert (SHA-256) — die Codes selbst sehen wir nie und können sie Ihnen auch nicht erneut anzeigen. Jeder Code ist einmal einlösbar; ein neuer Satz ersetzt den alten vollständig. Sie gehören zu Ihren Anmeldedaten und bleiben deshalb erhalten, wenn Sie über „Meine Daten löschen" nur die Inhalte entfernen; mit dem Konto fallen sie mit.
Mitglieder Ihres Kontos: Als Inhaberin/Inhaber eines Kontos können Sie weitere Personen einladen, die mit eigenem Zugang in Ihrem Konto arbeiten (Plätze, siehe Ziffer 12). Für die Einladung speichern wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, die Rolle, den Zeitpunkt und den Einladungscode — diesen nur als Hashwert (SHA-256); er gilt 14 Tage und nur für diese Adresse. Nimmt die Person an, halten wir fest, dass ihr Zugang Mitglied Ihres Kontos ist, mit Rolle und Zeitpunkt. Ein Mitglied sieht alle Daten Ihres Kontos; Abonnement, Plätze und Einladungen verwalten nur Sie. Die Einladung wird 30 Tage nach Annahme, Widerruf oder Ablauf gelöscht (Löschklasse L16); die Mitgliedschaft endet, wenn Sie das Mitglied entfernen oder es das Konto verlässt. Für den eigenen Zugang eines Mitglieds gilt diese Ziffer wie für Sie. Rechtsgrundlage ist Ihr Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gegenüber der eingeladenen Person unser berechtigtes Interesse, die Einladung beim Annehmen prüfen zu können — den Link mit dem Code geben Sie selbst weiter, Zetaro verschickt ihn nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sitzung: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung speichert die App ein Zugangstoken im lokalen Speicher Ihres Browsers. Ohne den Haken „Angemeldet bleiben" endet die Sitzung nach 30 Minuten ohne Aktivität, mit Haken nach 8 Stunden. Das ist technisch erforderlich; eine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ist dafür nicht nötig.
Was sonst auf Ihrem Gerät liegt. Neben dem Zugangstoken merkt sich die App im Browser einige reine Bedienvorlieben (etwa ob die Liste „Erste Schritte" eingeklappt ist). Legen Sie Zetaro auf den Startbildschirm, hinterlegt ein Service Worker zusätzlich die Programmhülle — HTML, Symbole, Programmbibliotheken — damit die App auch ohne Netz startet. Inhaltliche Daten werden dabei ausdrücklich nicht abgelegt: keine Belege, keine Mieterdaten, keine Datenbankantworten. Alles davon bleibt auf Ihrem Gerät und erreicht uns nicht; es ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie entfernen es, indem Sie die Website-Daten im Browser löschen oder die abgelegte App wieder vom Startbildschirm nehmen.
Fehlerberichte. Tritt in der App ein unerwarteter Fehler auf, erscheint eine Meldung am Bildschirm, und die App schickt einen kurzen technischen Bericht an unseren eigenen Server: die Fehlermeldung, die Stelle im Programm, den Programmstand, die geöffnete Ansicht (etwa „Objekte, Mieterkanal", ohne die Kennung des Objekts) sowie Browser und Hauptversion. Gesendet wird nur, wenn Sie angemeldet sind; gespeichert werden dabei weder ein Bezug zu Ihrem Konto noch Ihre IP-Adresse. Vor dem Senden entfernt die App aus der Meldung E-Mail-Adressen, Kennungen, Adresszusätze, Zahlen ab fünf Stellen und Textwerte in Anführungszeichen. Gleiche Berichte eines Tages werden nur gezählt, nach 30 Tagen werden sie gelöscht (Löschklasse L19). Ein weiterer Dienstleister ist nicht beteiligt: Die Berichte liegen in derselben Datenbank bei Supabase wie Ihre übrigen Daten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Fehler zu erkennen und zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); widersprechen können Sie nach Ziffer 18.
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für den zweiten Faktor zusätzlich berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Erforderlichkeit: E-Mail-Adresse und Passwort sind zur Bereitstellung des Kontos erforderlich — ohne sie kommt kein Vertrag zustande. Alle Profilangaben sind freiwillig; ohne sie bleiben lediglich einzelne Felder in erzeugten Schreiben leer.
Speicherung: in einer Datenbank unseres Auftragsverarbeiters Supabase (Serverstandort Frankfurt am Main). Der Zugriff ist über Zeilen-Sicherheit (Row Level Security) so abgesichert, dass jede Nutzerin/jeder Nutzer ausschließlich eigene Daten sieht.
Registrierungs- und Anmelde-E-Mails (Bestätigung der Adresse, „Passwort vergessen", Anmeldelink, Adressänderung) löst Supabase aus; versandt werden sie über den Mailserver der Brevo GmbH (vormals Sendinblue GmbH), Berlin — demselben Dienstleister wie in Ziffer 13. Verarbeitet wird dabei Ihre E-Mail-Adresse.
Wenn Sie Objekte („Mappen") anlegen und Unterlagen ablegen, verarbeiten wir: Objektbezeichnung und -adresse, ein optionales Objektfoto, auf Wunsch den Tag der Anschaffung und die Anschaffungskosten des Gebäudes (für den Hinweis auf die 15-%-Grenze nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG), hochgeladene Dateien (Rechnungen, Verträge, Belege, Fotos), aus elektronischen Rechnungen ausgelesene Angaben (XRechnung/ZUGFeRD: Rechnungsaussteller, Nummer, Datum, Beträge, Leistungszeitraum), Vorgänge mit Beschreibung und Gewährleistungsfristen sowie von Ihnen angelegte Kontakte (z. B. Handwerksbetriebe, Makler, Hausverwaltungen) samt Bewertung und Notiz.
Protokoll: Ablage, Änderung, Verschiebung in den Papierkorb, Wiederherstellung und Löschung werden mit Zeitstempel protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit Ihrer Belegablage zu unterstützen (GoBD). Von jeder abgelegten Datei wird beim Ablegen eine Prüfsumme (SHA-256) gebildet, die anschließend nicht mehr änderbar ist.
Unabhängiger Zeitstempel: Einmal am Tag fasst Zetaro die Prüfsummen aller Belege, die noch keinen Zeitstempel haben, zu einem einzigen Hashwert zusammen (Hash-Baum nach RFC 6962) und lässt diesen Hashwert von einem Zeitstempeldienst nach RFC 3161 mit Datum und Uhrzeit signieren — zuerst vom qualifizierten Dienst der Sectigo (Europe) SL, Spanien, und ist dieser nicht erreichbar, von dem der Sectigo Limited, Vereinigtes Königreich. Übermittelt wird nur dieser Hashwert: er ist aus Hashwerten gebildet und lässt keinen Rückschluss auf einen Beleg, seinen Inhalt oder eine Person zu. Bei uns gespeichert werden die signierte Antwort des Dienstes und je Beleg der Rechenweg von seiner Prüfsumme zu diesem Hashwert; der Rechenweg wird mit dem Beleg gelöscht. So lässt sich später — etwa in der Beweismappe oder im Steuerpaket — nachweisen, dass ein Beleg spätestens zu diesem Zeitpunkt unverändert vorlag.
Auswertung für Ihre Steuer: Zu jedem Beleg können Sie festhalten, wann Sie ihn bezahlt haben, und eine Betriebskostenart zuordnen. Daraus stellt Zetaro eine Übersicht je Jahr und eine Zuarbeit zur Anlage V zusammen (Einnahmen und Werbungskosten nach dem Zu- und Abflussprinzip, § 11 EStG). Gerechnet wird ausschließlich aus Ihren eigenen Angaben; übermittelt wird nichts — weder an ein Finanzamt noch an sonst jemanden.
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Sie erhalten eine persönliche Zetaro-Adresse (…@inbox.zetaro.de). Dort eingehende E-Mails nehmen wir über Cloudflare Email Routing entgegen und verarbeiten sie mit einer eigens dafür betriebenen Cloudflare-Worker-Funktion: Anhänge werden ausgelesen und — sofern eindeutig zuordenbar — dem passenden Objekt zugeordnet, andernfalls in Ihrem allgemeinen Posteingang abgelegt. Absenderadresse, Betreff und Ergebnis der Zuordnung werden protokolliert (Empfangsprotokoll).
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Sie können je Objekt Einheiten, Mietverhältnisse und die daran beteiligten Personen erfassen. Verarbeitet werden:
| Kategorie | Einzelangaben |
|---|---|
| Einheit | Bezeichnung, Lage, Wohnfläche, Zimmerzahl |
| Mietverhältnis | Vertragsart (Wohnraum oder Gewerbe) und bei Gewerbe freiwillig der Nutzungszweck und die Option zur Umsatzsteuer, Beginn, Ende, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Währung, Kautionsbetrag und -art, Umlageschlüssel, Notiz, optional ein hinterlegter Dauerauftrag |
| Beteiligte Personen | Name sowie freiwillig E-Mail und Telefon; die Rolle (Mietpartei, weiterer Bewohner — bei Gewerbe Ansprechpartner —, Untermieter) und beim Untermieter das Datum der Untervermietungserlaubnis (§ 540 BGB) |
| Mietkonto | Mietänderungen mit Stichtag und Grund; erfasste Zahlungseingänge mit Monat, Betrag, Eingangsdatum und Notiz |
| Kontoauszug einlesen | Die Datei aus Ihrem Onlinebanking wird ausschließlich in Ihrem Browser gelesen und nicht an Zetaro übertragen. Übernommen werden nur die Zahlungseingänge, die Sie bestätigen — mit Monat, Betrag, Eingangsdatum und dem Vermerk „aus Kontoauszug“. Name des Auftraggebers und Verwendungszweck werden nicht gespeichert. |
| Nebenkosten | Abrechnungszeiträume, Kostenpositionen mit Betrag und Verteilerschlüssel, das Ergebnis je Mietverhältnis und das erzeugte Abrechnungsschreiben samt Rechenweg, dazu eine daraus erklärte Anpassung der Vorauszahlung (Betrag und Stichtag). Wenn Sie Kosten nach Personen verteilen, auch die Zahl der Personen je Mietverhältnis ab einem Stichtag — nur die Zahl, keine Namen; sie steht nur in der Abrechnung an die jeweilige Mietpartei |
| Belegeinsicht per Link | welche Belege einer abgeschlossenen Abrechnung Sie für die Mietpartei freigeben, der Link mit seinem Gültigkeitsdatum, ob und wann Sie ihn gesperrt haben und wann er zum ersten und zum letzten Mal geöffnet wurde — nicht, von wem, und keine IP-Adresse (Einzelheiten in Ziffer 8) |
| Kaution | Kautionsbetrag und Anlageart, von Ihnen eingetragene Zinsen, einzelne Abzugspositionen mit Betrag und Begründung, der Saldo und das erzeugte Abrechnungsschreiben |
| Wohnungsgeberbestätigung | die Bestätigung des Einzugs nach § 19 Bundesmeldegesetz mit den Namen der meldepflichtigen Personen, der Anschrift der Wohnung und dem Einzugsdatum. Der Text entsteht in Ihrem Browser; gespeichert wird nur der Tag, an dem Sie sie ausgestellt haben. Namen, die Sie dort ergänzen (etwa von Kindern), stehen nur auf dem Ausdruck und werden nicht gespeichert |
| Kündigung der Mietpartei | der Tag, an dem die Kündigung der Mietpartei bei Ihnen eingegangen ist, und ihre Form (schriftlich, nicht von allen Mietparteien unterschrieben, in Textform oder mündlich). Daraus rechnet Zetaro, zu welchem Termin sie wirkt, und setzt auf Ihren Wunsch das Ende des Mietverhältnisses. Das Kündigungsschreiben selbst wird nur gespeichert, wenn Sie es als Beleg ablegen |
| Übergabeprotokoll | je Mietverhältnis ein Protokoll für Einzug und eines für Auszug: Datum, anwesende Personen, Räume mit Zustandsbeschreibung, festgestellte Mängel, Fotos der Räume und Mängel, Zählerstände, übergebene Schlüssel und Bemerkungen. Die Fotos werden als Belege am Mietverhältnis abgelegt (mit Prüfsumme); das Protokoll hält fest, welche dazugehören. Beim Abschließen werden die Zählerstände in das Zählerbuch übernommen |
| Zählerbuch | je Objekt die Zähler (Art, Nummer, Einheit des Stands, Ein- und Ausbau, Ende der Eichfrist) und ihre Ablesungen mit Tag, Stand, Anlass, wer abgelesen hat — eine Rolle, kein Name —, einer Notiz und auf Wunsch einem Foto des Zählers. Daraus rechnet Zetaro den Verbrauch je Mietverhältnis und verteilt Betriebskosten auf Ihren Wunsch danach; der Verbrauch wird nur im abgeschlossenen Abrechnungsschreiben festgehalten. Ein Verbrauch je Wohnung lässt Rückschlüsse auf das Verhalten ihrer Bewohner zu; er dient allein der Abrechnung und wird an niemanden weitergegeben |
| Zahlungserinnerung und Mahnung | aus dem Mietkonto errechnete offene Monate und Beträge und das daraus erzeugte Schreiben. Sobald Sie es drucken, kopieren oder als E-Mail öffnen, wird es in der Akte abgelegt: der Text, wie er hinausging, mit Datum, Zahlungsfrist, offener Summe und den offenen Monaten. Ändern lässt es sich danach nicht, entfernen jederzeit. Die Angabe, ob eine Kündigungsschwelle nach § 543 BGB erreicht wäre, wird nur Ihnen angezeigt und nicht gespeichert |
Über eine Mieterin/einen Mieter speichert Zetaro bewusst nur Name, E-Mail und Telefon — kein Geburtsdatum, keine Ausweisnummer, keine Bonitätsangaben. Auch die Bankverbindung einer Mietpartei wird nicht gespeichert: eine IBAN, die Sie für den Überweisungscode einer Kautionsrückzahlung eintippen, bleibt in der geöffneten Maske, und Zetaro überweist nichts.
Rolle: Für diese Daten ist die Vermieterin/der Vermieter Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 2 und den AVV).
Sie können aus Zetaro Rechnungen ausstellen — an die Mietpartei eines Gewerbemietverhältnisses und an weitere Kundinnen und Kunden — und dafür eine Kundenliste führen. Verarbeitet werden:
| Kategorie | Einzelangaben |
|---|---|
| Kundinnen und Kunden | Name, Art (Unternehmen, Behörde, Privatperson), Anschrift, freiwillig E-Mail-Adresse, USt-IdNr., Leitweg-ID einer Behörde, eine Referenz und eine Notiz |
| Ausgestellte Rechnungen (Ausgangsrechnungen) | die erzeugte Datei (XRechnung oder PDF mit eingebetteter E-Rechnung nach ZUGFeRD) mit Prüfsumme und Zeitstempel wie jeder Beleg (Ziffer 5), dazu Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Beträge, Zahlungsziel und der Empfänger, wie er auf der Rechnung steht — eine spätere Änderung der Kundenliste ändert keine ausgestellte Rechnung |
| Aus einer Rechnung übernehmen | Laden Sie eine anderswo geschriebene Rechnung als Vorlage hoch, wird die Datei ausschließlich in Ihrem Browser gelesen und nicht an Zetaro übertragen; übernommen wird nur, was Sie danach ausstellen |
| Versand | Senden Sie eine Rechnung aus Zetaro, verschicken wir die abgelegte Datei per E-Mail (Ziffer 13) und halten einen Versandnachweis fest: Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt, Prüfsumme der gesendeten Datei und die Kennung des Versanddienstes |
Rolle: Für die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden sind Sie Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 2 und den AVV). Frist: eine ausgestellte Rechnung ist ein Buchungsbeleg — 8 Jahre ab Ende des Jahres der Ausstellung (Löschklasse L1); der Versandnachweis fällt mit ihr. Die Kundenliste pflegen und löschen Sie selbst (Löschklasse L17).
Mieterkanal. Vermieterinnen und Vermieter können einen Link erzeugen, über den Mieterinnen und Mieter ohne eigenes Konto Anliegen melden (Formular unter zetaro.de/mieter.html). Verarbeitet werden Name, eine freiwillige Kontaktmöglichkeit (E-Mail oder Telefon), eine Kategorie, freiwillige Angaben zu Ort, Raum, Dauer, Dringlichkeit und Erreichbarkeit (sie werden der Nachricht vorangestellt), die Nachricht selbst und optional beigefügte Fotos (bis zu drei je Meldung, nur innerhalb von 30 Minuten nach der Meldung). Hat die Vermieterin/der Vermieter Fassung 1.5 des Auftragsverarbeitungsvertrags geschlossen, kann außerdem eine Sprachnachricht beigefügt werden — eine Tonaufnahme von bis zu zwei Minuten, eine je Meldung. Dafür fragt Ihr Browser einmal nach dem Mikrofon; aufgenommen wird nur, solange Sie aufnehmen. Die Aufnahme wird gespeichert und von der Vermieterin/vom Vermieter angehört, nicht in Text umgewandelt; beauftragte Betriebe bekommen sie nie zu sehen. Der Zugangslink lässt sich von der Vermieterin/vom Vermieter jederzeit unwirksam machen.
Belegeinsicht per Link. Nach einer Nebenkostenabrechnung können Vermieterinnen und Vermieter die Belege dazu über einen Link freigeben, den die Mietpartei im Abrechnungsschreiben findet (zetaro.de/belegeinsicht). Wer ihn öffnet, braucht kein Konto. Angezeigt werden der Abrechnungszeitraum, der Name der Vermieterin/des Vermieters, das Objekt mit Anschrift und die freigegebenen Belege mit Kostenart, Datum und Betrag; die Belege lassen sich ansehen und herunterladen. Beim Öffnen wird nur festgehalten, wann der Link zum ersten und zum letzten Mal geöffnet wurde — nicht, von wem, und keine IP-Adresse. Ruft die Vermieterin/der Vermieter die Seite zur Vorschau auf, wird nichts festgehalten. Der Link gilt 13 Monate und lässt sich jederzeit sperren; danach zeigt die Seite nichts mehr. Die Freigabe gehört zur Abrechnung und wird mit ihr gelöscht. Für die Auslieferung der Seite gilt Ziffer 3; die Reichweitenmessung erhält dabei die Adresse ohne den Link.
Rolle: Verantwortlich ist die jeweilige Vermieterin/der jeweilige Vermieter; wir sind Auftragsverarbeiter. Speicherung: bei Supabase (Frankfurt am Main).
Fragen Sie einen Betrieb über Zetaro an, erhält dieser einen eigenen Link je Anfrage — ohne Konto. Darüber kann er Rückmeldungen und Terminvorschläge übermitteln, Angebote mit Betrag und Gültigkeitsdatum abgeben und Rechnungen hochladen. Verarbeitet werden Firmenname, Gewerk und E-Mail-Adresse des Betriebs, der Nachrichtenverlauf, Termine, Angebotsbeträge sowie die hochgeladenen Dateien.
Jeder Betrieb sieht ausschließlich seine eigene Anfrage — Token werden je Anfrage vergeben, nicht je Kontakt, damit konkurrierende Betriebe nichts voneinander erfahren. Die Beschreibung des Vorgangs bekommt der Betrieb bewusst nicht zu sehen, eine Sprachnachricht der Mietpartei ebenso wenig.
Rolle: Verantwortlich ist die Vermieterin/der Vermieter; wir sind Auftragsverarbeiter.
Wer sich auf ein Inserat meldet, kann von der Vermieterin/vom Vermieter im Postkorb festgehalten werden. Verarbeitet werden Name, eine Kontaktmöglichkeit (E-Mail oder Telefon), die Herkunft der Anfrage (Portal, E-Mail, Telefon), ein gewünschter Einzugstermin, ein Besichtigungstermin, der Verfahrensstand und eine freie Notiz.
Was Zetaro hier ausdrücklich nicht erhebt: keine Selbstauskunft, keine Einkommens- oder Bonitätsangaben, keine SCHUFA-Auskunft, keine Haushaltsgröße, keinen Familienstand.
Solche Angaben sind vor einer ernsthaften Vertragsanbahnung nicht erforderlich (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), und Merkmale im Sinne der §§ 19, 21 AGG dürfen für die Auswahl ohnehin keine Rolle spielen. Die Anwendung bietet dafür keine Felder an.
Rolle: Verantwortlich ist die Vermieterin/der Vermieter; wir sind Auftragsverarbeiter. Frist: sechs Monate nach Abschluss der Vergabe (Löschklasse L15).
§ 312k BGB verlangt eine Kündigungsschaltfläche, die ohne Anmeldung erreichbar ist. Wer sie nutzt (zetaro.de/vertrag-beenden.html), übermittelt Name, E-Mail-Adresse, die Bezeichnung des Vertrags, die Art der Erklärung, den gewünschten Beendigungszeitpunkt und optional einen Grund oder eine Nachricht. Wir speichern zusätzlich den Zeitpunkt des Zugangs und den Versand der Bestätigung.
Eine IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir stattdessen die Zahl der Erklärungen je E-Mail-Adresse und insgesamt je Stunde.
Rechtsgrundlage: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 312k BGB) sowie unser berechtigtes Interesse am Nachweis des Zugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Frist: drei Jahre (Löschklasse L14).
Für kostenpflichtige Tarife setzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland ein. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und eine interne Kennung. Zahlungsdaten geben Sie ausschließlich direkt bei Stripe ein; wir sehen und speichern sie zu keinem Zeitpunkt. Von Stripe erhalten wir zurück, ob und mit welchem Tarif eine Zahlung erfolgreich war, wie viele Plätze für Mitglieder gebucht sind, sowie eine Kundenkennung zur Verwaltung des Abonnements.
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe ist insoweit eigenständig Verantwortlicher; es gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von Stripe.
Nutzen Sie in der App „Per E-Mail senden" (etwa um im Mieterkanal zu antworten oder eine Handwerker-Anfrage zu verschicken), versenden wir diese Nachricht über die Brevo GmbH (vormals Sendinblue GmbH), Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin (Konzernmutter: Brevo SAS, Paris). Als Absender erscheint eine zentrale Zetaro-Adresse; als Antwortadresse setzen wir serverseitig Ihre eigene, im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Empfängeradresse, Betreff und Zeitpunkt protokollieren wir, um die Versandbegrenzung je Konto durchzusetzen. Ausgestellte Rechnungen versenden wir über denselben Dienst mit der abgelegten Datei im Anhang; vorher vergleichen wir deren Prüfsumme mit der bei der Ablage festgehaltenen (Ziffer 7a). Haben Sie im Profil die Erinnerung an Fristen eingeschaltet (sie ist anfangs aus), senden wir Ihnen über denselben Dienst morgens eine E-Mail an Ihre Anmeldeadresse, sobald eine Frist aus der Fristenübersicht bald abläuft oder abgelaufen ist — mit Art der Frist, Datum und Objekt, ohne Namen und ohne Beträge. Damit keine Erinnerung doppelt kommt, halten wir fest, welche Frist in welcher Stufe gemeldet wurde.
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für das Protokoll berechtigtes Interesse an der Missbrauchsvermeidung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Frist: 12 Monate (Löschklasse L7).
Schreiben Sie uns an kontakt@zetaro.de, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Technisch wird die Nachricht über Cloudflare Email Routing an ein Postfach bei Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) zugestellt, das wir für die Geschäftskorrespondenz nutzen. Wir löschen die Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
Sicherungskopien. Von Datenbank und Belegdateien wird an jedem Tag, an dem der sichernde Rechner in Betrieb ist, eine mit OpenPGP verschlüsselte Sicherung erstellt und auf diesem Rechner in Deutschland aufbewahrt; nach 14 Tagen wird sie überschrieben. Das heißt: gelöschte Daten können bis zu 14 Tage in einer Sicherung fortbestehen, auch wenn sie im laufenden Betrieb sofort verschwunden sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO — die Pflicht, die Verfügbarkeit der Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherstellen zu können. Sitzungsschlüssel, Einmalcodes und das Anmeldeprotokoll werden dabei ohne Inhalt gesichert.
Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht, und darüber hinaus nur, soweit eine gesetzliche Pflicht es verlangt. Wann welche Daten gelöscht werden, ist im Löschkonzept nach DIN 66398 für jede Datenart einzeln festgelegt — mit Startzeitpunkt, Regelfrist und Rechtsgrundlage. Die wichtigsten Fristen im Überblick:
| Daten | Ab wann | Frist |
|---|---|---|
| Rechnungen und andere Buchungsbelege | Ende des Entstehungsjahres | 8 Jahre |
| Verträge, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen | Ende des Entstehungsjahres | 6 Jahre |
| Mietverhältnisse und Mieterdaten | Ende des Mietverhältnisses | 3 Jahre |
| Anfragen von Mietinteressenten | Zusage oder Absage | 6 Monate |
| Einladungen in ein Konto | Annahme, Widerruf oder Ablauf | 30 Tage |
| Kündigungs- und Widerrufserklärungen | Eingang | 3 Jahre |
| Versand- und Empfangsprotokolle | Eintrag | 12 Monate |
| Fehlerberichte der App | Eingang | 30 Tage |
| Konto- und Profildaten | Löschung des Kontos | sofort |
Sie können jederzeit selbst alle bei uns gespeicherten Daten als Datei exportieren („Profil → Daten & Recht → Alle Daten exportieren") und Ihre Daten löschen. Dafür gibt es zwei Wege: Meine Daten löschen entfernt Objekte, Dokumente, Vorgänge, Mietverhältnisse, Anliegen, Kontakte und Protokoll — Ihr Zugang bleibt bestehen. Konto endgültig schließen entfernt zusätzlich Ihren Zugang samt E-Mail-Adresse; eine Anmeldung ist danach nur über eine neue Registrierung möglich. Läuft noch ein Abonnement, wird das Schließen abgewiesen — ohne Zugang könnten Sie es nicht mehr kündigen.
Eine Einschränkung, die Sie kennen sollten. Belege, die noch einer steuerlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, lassen sich nicht endgültig entfernen — auch nicht über „Konto löschen". Ein Löschversuch wird unter Angabe des Fristendes abgewiesen; der Beleg bleibt bis dahin im Papierkorb, unverändert und mit gleicher Prüfsumme.
Das ist zugleich die Umsetzung von Art. 18 DSGVO: Trifft ein Löschverlangen auf eine Aufbewahrungspflicht, wird die Verarbeitung eingeschränkt statt vernichtet. Der Beleg erscheint dann in keiner Liste, keiner Steuerübersicht, keinem Export und keiner Summe mehr. Ausgenommen von der Sperre sind die ersten 30 Tage nach der Ablage, damit eine Fehlablage korrigiert werden kann.
| Dienstleister | Wofür | Rolle |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. Rechenzentrum Frankfurt am Main; Sitz Singapur | Datenbank, Dateispeicher, Kontoverwaltung | Auftragsverarbeiter |
| Cloudflare, Inc. USA, EU-Standorte | Hosting, Auslieferung, E-Mail-Empfang, Worker-Funktionen | Auftragsverarbeiter |
| Brevo GmbH (vormals Sendinblue GmbH) Berlin | Versand transaktionaler E-Mails, einschließlich der Registrierungs- und Anmelde-E-Mails | Auftragsverarbeiter |
| Stripe Payments Europe, Ltd. Dublin, Irland | Zahlungsabwicklung | eigenständig Verantwortlicher |
| Google Ireland Ltd. Dublin, Irland | Postfach, in das E-Mails an kontakt@zetaro.de zugestellt werden | Anbieter des Postfachs |
| Sectigo (Europe) SL Spanien; ersatzweise Sectigo Limited, Vereinigtes Königreich | Zeitstempel über einen Hashwert der Prüfsummen (Ziffer 5) | erhält keine personenbezogenen Daten |
Stripe, Google und Sectigo verarbeiten keine Daten, die Sie in Zetaro über Dritte eintragen; sie stehen deshalb nicht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter des AVV, der sie dort ausdrücklich nennt.
Ihre Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland und in der Europäischen Union. Zwei unserer Dienstleister haben ihren Sitz jedoch außerhalb der EU, sodass ein Zugriff von dort — etwa zur Störungsbeseitigung — nicht ausgeschlossen ist:
Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie formlos per E-Mail an kontakt@zetaro.de. Brevo GmbH (Berlin) und Stripe Payments Europe (Dublin) sind in der EU niedergelassen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Zetaro rechnet und schlägt vor — etwa eine Betriebskostenart anhand des Rechnungsstellers oder die Zuordnung einer eingegangenen Rechnung zu einem Objekt. Jede solche Zuordnung ist überschreibbar, und keine davon hat rechtliche Wirkung, bevor ein Mensch sie bestätigt.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt sind (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Auskunft und Datenübertragbarkeit können Sie für Konto- und Objektdaten unmittelbar über die Export-Funktion in der App wahrnehmen; für alle Anliegen erreichen Sie uns unter kontakt@zetaro.de.
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, für uns beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Das betrifft bei uns die Reichweitenmessung, die Protokolle zur Missbrauchsabwehr, die Fehlerberichte der App und die Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Konten. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir diese Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine formlose Nachricht an kontakt@zetaro.de genügt. Direktwerbung betreiben wir nicht, ein Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO geht daher ins Leere.
Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.