Die Frist ist eine Zugangsfrist, keine Absendefrist. Es zählt nicht, wann Sie den Brief in den Kasten geworfen haben, sondern wann er beim Mieter war. Wer am 30. Dezember verschickt, hat die Frist in aller Regel versäumt.
Das ist der häufigste und teuerste Fehler bei diesem Thema — und er passiert fast immer aus demselben Grund: Die Abrechnung wird erst begonnen, wenn die Frist schon fast abgelaufen ist, weil vorher niemand die Belege zusammensucht.
| Fall | Folge |
|---|---|
| Abrechnung ergibt eine Nachzahlung, Frist versäumt | Sie können nichts fordern. Der Anspruch ist ausgeschlossen. |
| Abrechnung ergibt ein Guthaben, Frist versäumt | Sie müssen es trotzdem auszahlen. Die Frist schützt den Mieter, nicht Sie. |
| Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten | Enge Ausnahme (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB) — etwa eine Behördenrechnung, die selbst zu spät kam. „Ich hatte viel zu tun“ zählt nicht. |
Eine Betriebskostenabrechnung ist eine Abrechnung im Sinne des § 259 BGB. Sie muss nachvollziehbar sein — der Mieter muss sie ohne Hilfsmittel nachrechnen können. Vier Bestandteile gehören dafür hinein:
Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell fehlerhaft — und eine formell fehlerhafte Abrechnung wahrt die Frist nicht. Sie können sie zwar korrigieren, aber nur solange die zwölf Monate noch laufen.
Maßgeblich ist § 2 der Betriebskostenverordnung. Sie zählt siebzehn Arten auf — von der Grundsteuer über Wasser, Heizung, Aufzug und Straßenreinigung bis zur Gebäudeversicherung und dem Hauswart. Und sie ist abschließend: Was dort nicht steht, ist nicht umlagefähig, auch wenn es Ihnen als Vermieter entsteht.
Ebenfalls nicht umlagefähig, obwohl es regelmäßig versucht wird:
Und eine Voraussetzung wird oft übersehen: Umlagefähig ist nur, was im Mietvertrag vereinbart ist. Ohne Umlagevereinbarung sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten (§ 556 Abs. 1 BGB).
Steht eine Wohnung im Abrechnungszeitraum leer, trägt der Eigentümer den Anteil, der auf diese Tage entfällt. Ihn stillschweigend auf die übrigen Mieter zu verteilen, ist der klassische Weg zu einer angreifbaren Abrechnung — und er fällt sofort auf, sobald jemand die Flächen zusammenrechnet.
Umgekehrt gilt: Der Leerstand gehört ausgewiesen, nicht versteckt. Eine Abrechnung, die offen sagt „auf 34 Leerstandstage entfallen X €, die der Eigentümer trägt“, ist belastbarer als eine, in der die Zahlen einfach aufgehen.
Bei einem Wechsel wird tagegenau geteilt, nicht nach Monaten. Für jede Partei entsteht eine eigene Abrechnung über ihren Zeitraum, mit ihren eigenen Vorauszahlungen.
Der Mieter darf die Originalbelege einsehen — das ist Teil seines Anspruchs auf eine nachvollziehbare Abrechnung. Sie müssen ihm die Belege nicht zuschicken, aber Einsicht ermöglichen.
Umgekehrt hat auch der Mieter eine Frist: Einwendungen muss er binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach ist er damit ausgeschlossen — es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Die Abrechnung scheitert selten am Rechnen. Sie scheitert daran, dass im November niemand mehr weiß, wo die Rechnung des Schornsteinfegers liegt und ob die Sanitärrechnung Wartung oder Reparatur war.
Zetaro legt eingehende Rechnungen automatisch beim richtigen Objekt ab und fragt beim Ablegen nach der Kostenart — dann, wenn Sie die Rechnung ohnehin in der Hand haben. Zum Jahresende rechnet die Abrechnung tagegenau, weist den Leerstand offen aus und lässt sich erst abschließen, wenn kein Beleg mehr unentschieden ist. Das Schreiben nennt die vier Pflichtbestandteile einzeln beschriftet.
Der kostenlose Tarif umfasst ein Objekt mit vollständiger Akte — ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.
Kostenlos starten →Dieser Beitrag informiert allgemein über die Rechtslage (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Ihren Steuerberater. · Zetaro · Impressum · Datenschutz · Verträge hier kündigen