Ein Mehrfamilienhaus mit drei Wohnungen, insgesamt 250 m² Wohnfläche. Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025.
| Einheit | Fläche | Belegung 2025 |
|---|---|---|
| Wohnung 1 | 100 m² | Familie Ahrens, ganzjährig |
| Wohnung 2 | 80 m² | Herr Baum bis 30.06., Frau Cimen ab 01.08. |
| Wohnung 3 | 70 m² | ganzjährig leer |
Erfasst wird, was im Zeitraum angefallen ist, getrennt nach den Arten des § 2 BetrKV. Nur was dort steht (oder als „sonstige Betriebskosten“ ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart ist), darf umgelegt werden.
| Betriebskostenart | Gesamt 2025 | Schlüssel |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.400,00 € | Wohnfläche |
| Wasser und Entwässerung | 1.850,00 € | Wohnfläche |
| Müllbeseitigung | 720,00 € | Wohnfläche |
| Gebäudereinigung | 960,00 € | Wohnfläche |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | 830,00 € | Wohnfläche |
| Schornsteinreinigung | 240,00 € | Wohnfläche |
| Summe kalte Betriebskosten | 6.000,00 € |
Heizung und Warmwasser fehlen hier bewusst. Sie folgen der Heizkostenverordnung: mindestens 50, höchstens 70 Prozent müssen nach Verbrauch abgerechnet werden, und bei einem unterjährigen Mieterwechsel verlangt § 9b HeizkostenV grundsätzlich eine Zwischenablesung. In der Praxis liefert der Messdienst diese Aufteilung fertig; sie wird dann als eigener Posten übernommen.
Steht im Mietvertrag nichts anderes, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Der Kostenanteil je Quadratmeter beträgt:
6.000,00 € ÷ 250 m² = 24,00 € je m² und Jahr
Wohnung 1 ist einfach: 100 m² × 24,00 € = 2.400,00 € für das ganze Jahr.
Wohnung 2 trägt insgesamt 80 m² × 24,00 € = 1.920,00 €. Diese Summe wird auf die Bewohner nach Tagen aufgeteilt — nicht nach vollen Monaten, denn ein Februar hat weniger Tage als ein Juli:
| Zeitraum | Tage | Anteil | Betrag |
|---|---|---|---|
| Herr Baum, 01.01.–30.06. | 181 | 181/365 | 952,11 € |
| Leerstand, 01.07.–31.07. | 31 | 31/365 | 163,07 € |
| Frau Cimen, 01.08.–31.12. | 153 | 153/365 | 804,82 € |
| Summe Wohnung 2 | 365 | 1.920,00 € |
Wohnung 3 stand das ganze Jahr leer: 70 m² × 24,00 € = 1.680,00 €. Dazu kommen die 163,07 € aus dem leeren Juli in Wohnung 2. Zusammen 1.843,07 €.
Bevor Sie das Schreiben erzeugen, prüfen Sie eine einzige Zahl: ergibt die Summe aller Anteile wieder die Gesamtkosten?
2.400,00 € + 952,11 € + 804,82 € + 1.843,07 € = 6.000,00 € ✓
Geht die Probe nicht auf, stimmt der Schlüssel nicht — meistens, weil eine Wohnfläche fehlt oder doppelt gezählt wurde. Eine Abrechnung, die um ein paar Euro danebenliegt, sieht plausibel aus und ist trotzdem falsch.
Erst zum Schluss wird verrechnet, was der Mieter im Zeitraum schon gezahlt hat. Familie Ahrens hat monatlich 180 € Vorauszahlung geleistet, also 2.160 € im Jahr:
2.400,00 € − 2.160,00 € = 240,00 € Nachzahlung
Bei Herrn Baum sind es sechs Monate zu 150 €, also 900 €: 952,11 € − 900,00 € = 52,11 € Nachzahlung.
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026, und zwar zugegangen, nicht abgeschickt. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen — ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Zetaro verteilt kalte Betriebskosten tagegenau, weist Leerstand gesondert aus und erzeugt je Mietverhältnis ein Schreiben mit den vier Pflichtangaben.
Der kostenlose Tarif umfasst ein Objekt mit vollständiger Akte — ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.
Kostenlos starten →Dieser Beitrag informiert allgemein über die Rechtslage (Stand: September 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine Rechtsanwältin. · Zetaro · Impressum · Datenschutz · Verträge hier kündigen