Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Wer vermietet, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer (§ 2 UStG) — auch mit einer einzigen Wohnung und auch dann, wenn die Vermietung selbst umsatzsteuerfrei ist (§ 4 Nr. 12 UStG). Die Folge merken die meisten erst, wenn der Dachdecker zum ersten Mal eine Datei schickt, die sich nicht öffnen lässt.
Es gibt zwei Formate, und der Unterschied entscheidet, wie schwer es wird:
| Format | Woran erkennbar | Doppelklick zeigt |
|---|---|---|
| XRechnung | Datei endet auf .xml, oft rechnung.xml |
Wirres Zeichengewirr im Browser — oder gar nichts |
| ZUGFeRD | Datei endet auf .pdf |
Eine ganz normale Rechnung. Die Daten stecken unsichtbar darin |
ZUGFeRD ist der einfache Fall. Die PDF sieht aus wie immer, und im Inneren liegt zusätzlich die maschinenlesbare Fassung. Sie können sie lesen wie jede andere Rechnung — aufbewahren müssen Sie aber die Original-PDF, nicht einen Ausdruck davon, sonst geht der eingebettete Datenteil verloren.
Die reine XRechnung ist der unangenehme Fall. Sie ist eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Für einen Menschen ist sie unlesbar, und genau das ist Absicht: sie ist dafür gemacht, dass Buchhaltungssoftware sie ohne Abtippen übernimmt.
Es gibt mehrere kostenlose Anzeigeprogramme, die eine XRechnung in eine lesbare Ansicht übersetzen. Der bekannteste ist der Viewer der KoSIT, der Stelle, die den XRechnung-Standard pflegt. Achten Sie darauf, dass die Datei im Browser verarbeitet wird und nicht auf einen fremden Server hochgeladen: auf einer Handwerkerrechnung stehen Ihre Anschrift und Ihre Bankverbindung.
Wenn Sie ohnehin mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten, kann es die Datei meistens einlesen. Das ist der beste Weg, weil die Beträge dabei gleich richtig übernommen werden — kein Abtippen, kein Zahlendreher.
Die dritte Möglichkeit ist, die Rechnung gar nicht erst im Mailprogramm landen zu lassen. Dann geht sie an eine Adresse, die sie ausliest, lesbar darstellt und zugleich revisionssicher ablegt. Das ist der Ansatz von Zetaro, aber auch andere Vermieterprogramme können das inzwischen.
Für Rechnungen als Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt vorher zehn (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG — geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz). Für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, also etwa Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, sind es sechs Jahre.
Die Frist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2025 ist also bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren. Mehr dazu: Aufbewahrungsfristen für Vermieter.
Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten. Empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 — dafür gibt es keine Übergangsfrist. Für das Ausstellen laufen Übergangsregelungen; kleinere Unternehmen dürfen länger auf Papier oder einfacher PDF bleiben. Für private Vermieter ist das Ausstellen ohnehin die Ausnahme: Wohnraummiete ist umsatzsteuerfrei, eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis stellt sich hier normalerweise nicht.
Zetaro gibt Ihnen eine eigene E-Mail-Adresse. Was dort ankommt, wird ausgelesen, dem richtigen Objekt zugeordnet und im Original aufbewahrt — mit Prüfsumme.
Der kostenlose Tarif umfasst ein Objekt mit vollständiger Akte — ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.
Kostenlos starten →Dieser Beitrag informiert allgemein über die Rechtslage (Stand: September 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine Rechtsanwältin. · Zetaro · Impressum · Datenschutz · Verträge hier kündigen