Belegeinsicht: seit 2025 dürfen Sie die Belege elektronisch bereitstellen

§ 556 Abs. 4 BGB, Zurückbehaltungsrecht, Einwendungsfrist und Datenschutz · Stand: Oktober 2026

Das Wichtigste zuerst: Seit dem 1. Januar 2025 steht die Belegeinsicht im Gesetz — und mit ihr ein neues Recht des Vermieters: Er darf die Belege zur Nebenkostenabrechnung elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Der Termin im Büro mit dem Aktenordner auf dem Tisch ist damit nicht mehr der einzige Weg.

Was im Gesetz steht

§ 556 Abs. 4 BGB besteht aus zwei Sätzen: Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Und: Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen. Eingefügt hat das der Gesetzgeber mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz.

Vorher war die Belegeinsicht nur aus der allgemeinen Rechenschaftspflicht des § 259 BGB und aus der Rechtsprechung hergeleitet. Danach durfte die Mietpartei die Originale einsehen, und zwar grundsätzlich beim Vermieter; Kopien konnte sie nur verlangen, wenn ihr die Einsicht vor Ort nicht zuzumuten war.

Was sich dadurch ändert — und was nicht

Frage	Seit 2025
Muss ich einen Termin anbieten?	Nicht mehr zwingend: Sie dürfen die Belege stattdessen elektronisch bereitstellen. Die Zustimmung der Mietpartei brauchen Sie dafür nicht.
Kann die Mietpartei die elektronische Form verlangen?	Nein. Das Gesetz gibt dem Vermieter ein Recht, keine Pflicht.
Muss ich von mir aus Belege schicken?	Nein. Einsicht gibt es weiter nur „auf Verlangen“.
Gilt das auch bei Gewerbe?	Die Vorschrift steht im Wohnraummietrecht. Bei Gewerberaum bleibt es bei § 259 BGB und dem, was der Mietvertrag regelt.

Warum Sie die Einsicht ernst nehmen sollten

Zwei Folgen machen die Belegeinsicht zu mehr als einer Höflichkeit:

Ohne Einsicht keine Nachzahlung. Solange Sie eine verlangte Einsicht nicht gewähren, darf die Mietpartei die Nachzahlung zurückhalten (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018 – VIII ZR 189/17).
Die Uhr für Einwendungen läuft trotzdem. Einwendungen gegen die Abrechnung muss die Mietpartei bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Wer die Belege schnell zugänglich macht, hat die Einwände früh auf dem Tisch — und nicht elf Monate später.

Elektronisch — aber wie?

Das Gesetz sagt nicht, auf welchem Weg. In der Praxis gibt es drei, und sie unterscheiden sich mehr, als es scheint:

Weg	Was dafür spricht	Worauf Sie achten
E-Mail mit Anhängen	Geht sofort.	Einmal verschickt, nicht mehr zurückzuholen — auch nicht der eine Beleg, der dort nicht hingehörte. Und kein Nachweis, dass die Mail geöffnet wurde.
Geteilter Ordner bei einem Cloud-Dienst	Viele Belege auf einmal.	Wer hat den Link noch? Wie lange gilt er? Und wo stehen die Server?
Befristeter Link auf genau die Belege dieser Abrechnung	Gilt so lange wie die Einwendungsfrist, lässt sich sperren, und Sie sehen, ob er geöffnet wurde.	Vor der Freigabe jeden Beleg ansehen (siehe unten).

Achten Sie auf die Daten anderer. Eine Heizkostenabrechnung des Messdienstes oder eine Sammelrechnung nennt mitunter die Namen und Verbräuche anderer Mietparteien. Zum Datenschutz sagt § 556 Abs. 4 BGB nichts — er gilt unverändert. Geben Sie nur frei, was die Mietpartei für ihre Abrechnung braucht, und sehen Sie jeden Beleg vorher an.

Was in das Abrechnungsschreiben gehört

der Hinweis, dass und wie die Belege eingesehen werden können,
bei elektronischer Bereitstellung: die Adresse und bis wann sie gilt,
und — das bleibt die sichere Variante — das Angebot, die Belege daneben nach Terminvereinbarung einzusehen.

Ob in Zweifelsfällen zusätzlich das Original gezeigt werden muss, etwa wenn die Echtheit eines Belegs bestritten wird, ist noch nicht höchstrichterlich entschieden. Wer beides anbietet, steht in jedem Fall richtig.

Der eigentliche Gewinn ist nicht der gesparte Termin. Er liegt darin, dass die Belege einer Abrechnung an einer Stelle liegen, bevor jemand danach fragt — jede Rechnung an ihrer Kostenposition. Wer sie erst sucht, wenn das Verlangen kommt, hat die Einwendungsfrist gegen sich.

Belege freigeben statt Termine machen

In Zetaro hängt jede Rechnung an ihrer Kostenposition. Zu einer abgeschlossenen Abrechnung geben Sie die Belege per Link frei: ohne Konto für die Mietpartei, gültig für 13 Monate, jederzeit sperrbar — und Sie sehen, wann der Link geöffnet wurde.

Der kostenlose Tarif umfasst ein Objekt mit vollständiger Akte — ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.

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Dieser Beitrag informiert allgemein über die Rechtslage (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine Rechtsanwältin. · Zetaro · Impressum · Datenschutz · Verträge hier kündigen · Vertrag widerrufen